Dưới đây là các thủ thuật Excel nâng cao cực kỳ hữu ích để giúp nâng cao hiệu quả, tính chính xác, khả năng xử lý dữ liệu của các bạn.
{index}
1. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhấp chuột đúp chuột vào góc phải phía dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ chuột hình dấu cộng, sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu các bạn nhập dữ liệu trong các ô A2: A20, nhập một công thức hay text vào trong ô B2. Nhấp chuột hai lần chuột vào góc dưới của ô B2. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B2 tới ô B200.
2. Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã cực kỳ cố gắng đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng các bạn hoàn toàn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu của bảng tính của các bạn bằng cách thay đổi kiểu lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay các bạn có thể sử dụng lựa chọn chức năng Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy những số trang riêng biệt. Đơn giản, các bạn chỉ vệc chọn File > Page Setup và thử với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết lập của chúng. Cuối cùng, các bạn nhấp chuột vào nút Print Preview để xem kết quả.
3. Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra được bất kỳ ô nào mà các bạn hay dùng, chọn chức năng Auditing từ menu Tools sau đó chọn Show Auditing Toolbar. Nhấp chuột vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn command Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing toolbar), và đưa mũi tên tới các ô mà các bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên bất kỳ, nhấp chuột vào nút Remove All Arrows.
4. Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để tìm ra nơi các ô có chứa công thức một cách cực kỳ nhanh chóng trong bảng tính, chọn chức năng Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn menu Special > Formulas sau đó nhấp chuột vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn. Sau đó đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn một ô có công thức.
5. Sử dụng ô tham chiếu+nhãn text trong công thức
Để sử dụng các tham chiếu ô nào đó cùng với với nhãn text trong một công thức bất kỳ, các bạn chỉ việc nhập một ký hiệu “&” ở nhấn giữa tham chiếu và phần text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “100 tips”, nhập (=A2 & “Tips”), trong đó A2 chứa số 100.
6. Hiển thị đối số của các công thức
Để xem đối số trong một công thức Microsoft Excel, các các bạn hãy nhnhấn phím tổ hợp phím Ctrl- Shift- A.Ví dụ, nếu các các bạn nhập =RATE và nhấn phím tổ hợp phím Ctrl – Shift -A, các các bạn có thể nhìn thấy mọi đối số cho công thức này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)). Nếu các các bạn muốn biết rõ ràng hơn, nhập theo: =RATE và nhnhấn phím tổ hợp phím Ctrl+A để hiển thị công thức theo Function Wizard.
7. Tham chiếu các công thức
Để tham chiếu các công thức ứng dụng trong Excel, các bạn hãy nhnhấn phím tổ hợp phím nhấn giữ tổ hợp phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra cho các bạn một hộp thoại dialog chứa mọi công thức ứng dụng. Thậm chí còn có hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng công thức một khi các bạn di chuyển con trỏ chuột điểm sáng đến bất kỳ công thức nào muốn tham chiếu. Đây cũng là một cách nhập công thức cực nhanh mà không cần nhập toàn bộ cú pháp. Những điều này cực kỳ quan trọng cho người học kế toán hay bất kỳ ai
8. Dùng phím F9 để tính tạm thời
Nếu các bạn tạo ra một bảng tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, các bạn có thể kéo con trỏ chuột chuột để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, sau đó nhấn phím tổ hợp phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của các bạn sẽ hiện lên trên màn hình Excel. Quan trọng hơn là các bạn tuyệt đối không được nhấn phím Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất đi, nên để chắc chắn thì các bạn phải nhấn tiếp phím ESC. Tuy nhiên nếu các bạn đã lỡ nhấn phím Enter, thì hãy thử nhấn phím tổ hợp tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi. Nếu các bạn là một kế toán thuế, các bạn nên hiểu rõ tầm quan trọng của phím F9 này
9. Liên kết textbox tới dữ liệu trong ô
Các bạn có thể liên kết một textbox tới dữ liệu trong một ô của bảng tính bằng cách tạo ra một textbox và liên kết công thức để trả lại kết quả của ô đó tới textbox.
– Nhấp vào icon tạo một textbox trên Drawing Toolbar. Nhấp chuột vào bảng tính và kéo con trỏ chuột để tạo ra một textbox.
– Đưa con trỏ chuột tới thanh công thức, nhập công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào textbox. (Ví du: trong ô A2 các bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban nhập =A2). Sau đó nhấn phím Enter.
– Text hay số liệu các bạn nhập trong ô đã liên kết (ví dụ A2) sẽ xuất hiện trong textbox. Trong ví dụ trên thì textbox sẽ có giá trị ở trong là 2.
Các bạn có thể di chuyển textbox tới một vài bảng tính khác trong tập các bảng tính nếu các bạn muốn.
10. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Các bạn có thể copy một dãy ô trong Microsoft Excel và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bảng tính. Đây cũng là một cách cực kỳ tinh xảo để có thể dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của các bạn. Các bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang Microsoft Excel. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, các bạn tiếp tục làm theo các bước:
– Chọn các ô cells có chứa dữ liệu gốc.
– Nhấp chuột vào Copy trên menu Edit.
– Chọn ô mà các bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
– Trong khi nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ được thực hiện nhanh chóng.
11. Sử dụng Advanced Filter
Nếu các bạn tạo ra một danh sách Shift trong Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó sau đó copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng chức năng Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng chức năng này, nhấp chuột vào Filter trong menu Data, nhấp chuột vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.
– Sử dụng công thức Sum+ If tính tổng dữ liệu Advanced Filter:
Giả sử các bạn tạo ra một danh sách dữ liệu trong ô từ A2 đến A20 và muốn tính tổng mọi giá trị lớn hơn 100 và nhỏ hơn 1000. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức như dưới đây:
=SUM(IF(A2:A20>=100,IF(A2: A20<=1000,A2:A20,0),0))Để chắc chắn các bạn nhập công thức trên như là một dãy, các bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl – Shift – Enter. Sau đó các bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được nhấn phím Enter khi đang nhập công thức.
– Sử dụng công thức Count + if để đếm dữ liệu:
Các bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A2: A20, và muốn đếm mọi giá trị lớn hơn 100 và nhỏ hơn 1000. Các bạn sử dụng công thức sau:
= Count( IF( A2:A20 >=100, IF( A2: A20 <=1000, 1,0),0))12. Sắp xếp một danh sách đã được lọc
Để sắp xếp một danh sách dữ liệu đã được lọc, chọn Data\ Sort, sau đó chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển control box – Sort by. Đặc biệt các bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) hoặc giảm dần (Descending) sau đó nhấp chuột vào OK.
13. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu các bạn sử dụng chức năng AutoFilter để lọc các bản ghi, các bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó các bạn lại muốn xem lại mọi bản ghi của các bạn một lần nữa. Để nhận lại được các bản ghi đó, đơn giản các bạn chỉ việc chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu các bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn menu Data > Filter và xoá chọn trong AutoFilter.