Độ chính xác phải song hành cùng tốc độ. Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng trong các ứng dụng Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Access trong phiên bản Office 365, việc biết một số phím tắt cơ bản sẽ khá hữu ích. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho bạn một danh sách gồm 96 cách để thao tác mọi thứ nhanh hơn trong môi trường Microsoft Office.
Trước khi bắt đầu, lưu ý rằng mọi phím tắt đều dựa trên bố cục bàn phím quốc tế Hoa Kỳ. Chúng có thể không hoạt động trong bố cục bàn phím bạn đang sử dụng. Bạn có thể thử các phím tắt từ ứng dụng Office 365 trong một bố cục khác. Có hàng trăm phím tắt và bài viết chỉ liệt kê những cái quan trọng nhất ở đây.
Tìm hiểu về phím tắt Office 365 |
Phím tắt Microsoft Word 365
Có lẽ bạn đã biết về những phím tắt này:
| Phím tắt | Công dụng |
| Esc | Hủy bỏ một hành động. |
| Ctrl+Z | Hoàn tác hành động gần nhất. |
| Ctrl+Y | Thực hiện lại hành động gần nhất. |
| Ctrl+X | Cắt đối tượng đã chọn. |
| Ctrl+W | Đóng tài liệu. |
| Ctrl+V | Dán vào tài liệu. |
| Ctrl+U | Gạch chân văn bản được chọn |
| Ctrl+S | Lưu tài liệu. |
Nhưng bạn đã biết về những phím tắt Word này chưa?
| Phím tắt | Công dụng |
| Ctrl+R | Căn lề phải văn bản đã chọn. |
| Ctrl+O | Mở tài liệu mới. |
| Ctrl+L | Căn trái văn bản đã chọn. |
| Ctrl+I | In nghiêng văn bản đã chọn. |
| Ctrl+E | Căn giữa văn bản đã chọn. |
| Ctrl+C | Sao chép mục đã chọn. |
| Ctrl+B | Bôi đậm văn bản được chọn. |
| Ctrl+A | Chọn tất cả. |
| Ctrl+] | Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị. |
| Ctrl+[ | Giảm cỡ chữ xuống 1 đơn vị. |
| Alt+W, sau đó nhấn Q | Mở công cụ Zoom. |
| Alt+Q | Đi tới “Tell me what you want to do”. |
Phím tắt Microsoft Excel 365
Không nhiều người biết về những phím tắt này:
| Phím tắt | Chức năng |
| Ctrl+B | Bôi đậm mục được chọn. |
| Ctrl+C | Sao chép mục được chọn. |
| Ctrl+O | Mở workbook. |
| Ctrl+S | Lưu workbook. |
| Ctrl+V | Dán mục đã chọn. |
| Ctrl+W | Đóng workbook. |
| Ctrl+X | Cắt mục đã chọn. |
| Ctrl+Z | Hoàn tác hành động gần nhất. |
| Phím Delete | Xóa nội dung ô. |
Thậm chí càng có ít người biết những phím tắt Excel này hơn:
| Pressing This | Does This |
| Alt+A | Đến tab Data. |
| Alt+H | Đến tab Home. |
| Alt+H, sau đó nhấn A, rồi đến C | Căn giữa nội dung ô. |
| Alt+H, sau đó nhấn B | Thêm viền. |
| Alt+H, sau đó nhấn D, rồi đến C | Xóa cột. |
| Alt+H, sau đó nhấn H | Chọn màu tô vào trong ô. |
| Alt+M | Đến tab Formula. |
| Alt+N | Đến tab Insert. |
| Alt+P | Đến tab Page Layout. |
| Alt+W | Đến tab View. |
| Ctrl+0 | Ẩn các cột được chọn. |
| Ctrl+9 | Ẩn các dòng được chọn. |
Phím tắt Microsoft Outlook 365
Bạn có thể biết một vài phím tắt Microsoft Outlook sau:
| Phím tắt | Chức năng |
| Escape hoặc Enter | Đóng đối tượng. |
| Delete | Xóa thư, tác vụ hoặc cuộc họp đã chọn. |
| Ctrl+C | Sao chép đổi tượng đã chọn. |
| Alt+S | Gửi thư. |
Ngay cả những người làm IT cũng có thể không biết các phím tắt này:
| Phím tắt | Chức năng |
| Ctrl+Shift+M | Tạo thư mới. |
| Ctrl+Shift+K | Tạo tác vụ mới. |
| Ctrl+Shift+A | Tạo cuộc hẹn. |
| Ctrl+E > Alt+H > R > P | Tìm kiếm |
| Ctrl+2 | Đi đến lịch. |
| Alt+S > S | Nhận và gửi thư. |
| Alt+N > A > F | Chèn file. |
| Alt+JA > A > S | Lưu file đính kèm dưới dạng… |
| Alt+H > R > P | Trả lời lại. |
| Alt+H > R > A | Trả lời lại tất cả. |
| Alt+H > M > V, rồi chọn thư mục từ danh sách | Di chuyển đến thư mục. |
| Alt+H > F > W | Chuyển tiếp. |
| Alt+H | Đến tab Home. |
Các phím tắt cho Outlook trên web
Để thay đổi cài đặt phím tắt trong phiên bản mới nhất của Outlook.com và Outlook trên web, hãy đăng nhập vào một trong các dịch vụ đó và chọn Settings (biểu tượng bánh răng) > View All Outlook Settings > General > Accessibility. Trong phần Keyboard Shortcuts, như được hiển thị trong hình bên dưới, chọn bộ phím tắt ưa thích của bạn hoặc tắt hoàn toàn phím tắt.
Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy thoát ra khỏi màn hình Settings.
Một số phím tắt được sử dụng thường xuyên hơn cho Outlook trên web và Outlook.com được hiển thị trong bảng sau:
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| N | Tạo một thư hoặc sự kiện lịch mới |
| Shift+Enter | Mở thư đã chọn trong một cửa sổ mới |
| E | Di chuyển thư vào thư mục Archive |
| Delete | Xóa tin nhắn hoặc mục |
| Ctrl+Shift+F hoặc Shift+F | Chuyển tiếp thư |
| Ctrl+Shift+2 | Đi tới lịch |
| Ctrl+Shift+R hoặc Shift+R | Chọn tùy chọn Reply All |
| Ctrl+R hoặc R | Trả lời email |
| Ctrl+Enter | Gửi email |
| Alt+Q | Sử dụng chức năng tìm kiếm |
Các phím tắt chỉnh sửa văn bản và định dạng (Ctrl + C, Ctrl + V, v.v…) đều giống nhau đối với tất cả các sản phẩm của Windows và Microsoft, và đã quen thuộc với hầu hết người dùng, vì vậy bài viết sẽ không liệt kê chúng ở đây.
Tuy nhiên, các phím tắt thường được sử dụng trong danh sách đọc cho email có thể không quen thuộc. Bảng sau liệt kê một số phím tắt được sử dụng thường xuyên hơn trong danh sách đọc của Outlook web hay Outlook.com.
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Delete | Xóa thư được chọn |
| Ctrl+Q hoặc Q | Đánh dấu cuộc trò chuyện hoặc thư được chọn là đã đọc |
| Ctrl+U hoặc U | Đánh dấu cuộc trò chuyện hoặc thư được chọn là chưa đọc |
| Shift+Delete | Xóa vĩnh viễn thư hoặc mục đã chọn. |
| Insert | Gắn cờ một thư hoặc đánh dấu một thư được gắn cờ là hoàn thành. |
| Esc | Hủy tìm kiếm |
Bảng sau liệt kê các phím tắt thường được sử dụng khi đọc tin nhắn, email hoặc cuộc hội thoại trong Outlook web hay Outlook.com.
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Esc | Đóng một thư mới |
| N | Tạo một thư mới |
| Ctrl+Shift+F hoặc Shift+F | Chuyển tiếp thư được chọn |
| End hoặc Ctrl+End | Chuyển đến cuối cuộc trò chuyện hoặc thư |
| Home hoặc Ctrl+Home | Lên đầu cuộc trò chuyện hoặc thư |
| Page down | Di chuyển xuống một trang cho các cuộc trò chuyện hoặc thư từ 2 trang trở lên |
| Page up | Di chuyển lên một trang cho các cuộc hội thoại hoặc thư từ 2 trang trở lên |
| Ctrl+R hoặc R | Trả lời thư đã chọn |
| Ctrl+Shift+R hoặc Shift+R | Trả lời người gửi và tất cả người nhận thư đã chọn |
| Ctrl+Enter | Gửi thư |
Lịch là một phần quan trọng của Outlook và có bộ phím tắt hữu ích riêng, như được hiển thị trong bảng bên dưới:
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| N | Tạo một mục lịch mới |
| Delete | Xóa mục đã chọn |
| Ctrl+Shift+2 | Đi tới lịch |
| Shift+Mũi tên phải | Chuyển đến khoảng thời gian tiếp theo |
| Shift+Mũi tên trái | Chuyển đến khoảng thời gian trước đó |
| Shift+Alt+Y | Đến ngày hôm nay |
| Ctrl+F6 | Di chuyển đến một khu vực khác trong lịch |
| Phím Tab | Di chuyển đến sự kiện hoặc khu vực tiếp theo trong chế độ xem hiện tại |
| Shift+Tab | Di chuyển đến sự kiện hoặc khu vực trước đó trong chế độ xem hiện tại |
| Enter | Mở mục đã chọn |
| Shift+Alt+1 | Chuyển sang chế độ xem Ngày |
| Shift+Alt+3 | Chuyển sang chế độ xem Tuần |
| Shift+Alt+4 | Chuyển sang chế độ xem Tháng |
| Shift+Alt+2 | Chuyển sang chế độ xem Tuần làm việc |
Phím tắt Microsoft PowerPoint 365
Có thể bạn đã biết những phím tắt Microsoft PowerPoint sau:
| Phím tắt | Chức năng |
| Ctrl+B | Bôi đậm văn bản đã chọn. |
| Ctrl+C | Sao chép văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn. |
| Ctrl+N | Tạo bài thuyết trình mới. |
| Ctrl+Q | Đóng PowerPoint. |
| Ctrl+S | Lưu bài thuyết trình. |
| Ctrl+V | Dán cắt hoặc sao chép văn bản, đối tượng hoặc slide. |
| Ctrl+X | Cắt văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn. |
| Ctrl+Z | Hoàn tác hành động gần nhất. |
| Esc | Kết thúc slide show. |
Thêm 10 phím tắt PowerPoint bạn nên biết để sử dụng:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt+G > H | Chọn theme. |
| Alt+H | Đến tab Home. |
| Alt+H > F > S | Thay đổi kích thước phông chữ cho văn bản đã chọn. |
| Alt+H > L | Chọn bố cục slide. |
| Alt+H > S > H | Chèn hình dạng. |
| Alt+N | Đến tab Insert. |
| Alt+N > P | Chèn ảnh. |
| Alt+W > Q | Mở hộp thoại Zoom. |
| F5 | Bắt đầu slide show. |
| Page Down | Chuyển sang slide tiếp theo. |
| Page Up | Quay lại slide trước đó. |
Phím tắt Microsoft Access 365
Bạn có thể đã biết những phím tắt Access sau:
| Phím tắt | Chức năng |
| Ctrl+F | Mở hộp Find trong chế độ xem Datasheet hoặc Form. |
| Ctrl+H | Mở hộp Find and Replace trong chế độ xem Datasheet hoặc Form. |
| Ctrl+O hoặc Ctrl+F12 | Mở một cơ sở dữ liệu hiện có. |
| Ctrl+P | Mở hộp thoại Print. |
| F1 | Mở cửa sổ Help. |
| Tab hoặc Shift+Tab | Di chuyển đến trường tiếp theo hoặc trước đó trong chế độ xem Datasheet. |
Nhưng bạn có biết những phím tắt này không?
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt hoặc F10 để chuyển sang tab khác | Chọn tab hoạt động của ribbon và kích hoạt KeyTips. |
| Alt+F4 | Thoát Access. |
| Alt+F5 sau đó nhập số bản ghi và nhấn Enter | Đi đến một bản ghi cụ thể trong chế độ xem Datasheet. |
| Alt+H | Mở tab Home. |
| Ctrl+ dấu cộng (+) | Thêm bản ghi mới trong chế độ xem Datasheet hoặc Form. |
| F11 | Hiển thị hoặc ẩn bảng điều khiển Navigation. |
| F2 | Chuyển giữa chế độ Edit và Navigation trong chế độ xem Datasheet hoặc Design. |
| F4 | Hiển thị hoặc ẩn nội dung của sheet. |
| F5 | Chuyển tử chế độ xem Form sang Design. |
| F6 | Di chuyển tiêu điểm đến một phần khác của cửa sổ. |
| S | Mở hộp thoại Page Setup cho biểu mẫu và báo cáo. |
| Shift+F10 | Hiển thị menu phím tắt cho mục đã chọn. |
| Z | Phóng to hoặc thu nhỏ một phần của trang. |
Dù bạn có tin hay không, Microsoft coi tất cả những điều được liệt kê trên đây là các phím tắt Office 365 được sử dụng thường xuyên nhất. Hãy dành thời gian và học thuộc một vài phím tắt trong số này. Bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian mình tiết kiệm được.
Chúc bạn áp dụng thành công!